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[档案管理系统-300分]需求分析阶段,请有心得的前辈指点

www.MyException.Cn  网友分享于:2013-12-23  浏览:19次
[档案管理系统-300分]需求分析阶段,请有经验的前辈指点。
顺道推荐下自己吧:兰州商学院2009年应届毕业生,期望工作地点:北京。有要人的前辈请联系:lgg860911@yahoo.com.cn

目前我是在帮老师做这边法院的档案管理系统。
项目阶段处于需求阶段。
我们有一个pb做的单机系统和一套《新时期法院档案管理信息化与网络化实务全书》做参考。
项目的目的是做全省法院都可以用的档案管理系统,但不是一套大系统,而是每个法院内部自己用。
数据量以省高院来讲一年有一千份以上的档案卷宗,系统需要管理的卷宗是1949年至今的档案。

问题1:对于目前的数据量,用Hiberante对性能带来的影响有多大?用Hibernate好还是jdbc好?
注:我对Hibernate的缓存配置这块还不熟,没法使Hibernate的性能最大发挥。

问题3:现有系统的设计中,诉讼档案这一块的著录是把诉讼案件的所有信息都录入进来,个人感觉这样是把案件管理侵入到了我们的档案管理系统中。请问这种侵入是否有必要?
注:部分法院有自己的审判流程软件,并且他们的审判流程软件不能为我们的系统提供接口。

问题2:目前,我整理了一些问题,如果各位前辈有做过档案管理系统的,请说说有哪些不全的地方和不正确的地方。
HTML code

1.    要使用本系统的人员确定:
  a)    档案科
  b)    档案馆?是否需要向档案馆系统预留数据接口。
  c)    各厅?
  d)    其他平级档案机构?是否需要向其他档案机构提供预留数据接口?
2.    档案课工作任务的确定:
  a)    各厅交来的是否是已经形成的档案?
  b)    档案科是否只负责档案的管理工作,而不负责文件形成档案的过程?
  c)    如果法院其他部门负责档案形成工作,是否提供各厅的档案录入工作?
  d)    如果提供各厅的档案录入工作,是否提供档案科的审核功能?
3.    本系统是否是实现档案管理的电子化?是否会在存储电子档案的同时,保留纸质档案?原文和档案由什么区别,原文是不是档案形成之前的文件形式?
4.    用户权限管理中(主要是查阅)是否会涉及密级问题?
5.    目前法院的档案科是档案管理部门还是档案行政部门?是否负责对法院其他机构部门的档案管理指导工作?有没有权利规范其他机构部门的档案管理工作?法院其他机构部门是否属于档案业务部门?系统实现后档案科能否做到让其他机构分担部分档案形成工作?
6.    各级人民法院系统之间是否需要接口?系统是法院内部的管理系统还是全省档案信息化?
7.    法院的档案室和档案科是两个机构还是一个机构?如果是两个机构,两者是什么关系?
8.    归档时间:档案室人员将实物档案立卷仓储之后,在系统中进行归档操作的时间定为归档时间。是否合理?
9.    立卷工作是由文书部门负责还是由档案科负责?立卷是否属于档案形成阶段?
10.    目前法院是否有专门的文书档案形成流程?文书档案模块是否还需要涉及文书档案的形成?目前的诉讼档案部分是否已有较完善的档案形成系统?如果目前由完善的档案形成系统,是否可以提供数据接口?
11.    目前的文书档案立卷(档案形成工作)是否由文书部门负责?如果不是,系统完成后,档案科是否可以让文书部门负责文书档案形成工作?
12.    目前档案的目录结构是否是:
  a)    诉讼档案:全宗号+年度号+分类号+盒子号+档号+子件号(子件包括案卷内的其他文件,如裁决书等)?
  b)    文书档案:全宗号+年度号+分类号+盒子号+文号+子件号?
13.    法院的档案室目前仓储档案的结构是否会发生变动,比如某些案卷集体移动位置,更换上级目录?是否需要提供档案整理功能?如果需要,档案整理功能中还需要提供除位置变更,上级目录变更之外的其他功能吗?如果需要档案整理功能,是否需要保留原档案目录作为未来参考?
14.    散份装订=将同一文件的多个子件装入多个不同盒子?
15.    卷内目录内容:顺序号,文号,责任者,题名,日期,页号,备注。法院目前是否按照此标准制定目录?顺序号就是件号!责任者指发文机关名称!题名指原文件标题!日期指文件成文日期!卷内目录是否有规定的格式?
16.    卷内备考表是否需要在系统中涉及?如果涉及,系统是否需要增加已归档档案维护功能?卷内备考表内容是否包括本卷情况说明,立卷人,检查人,立卷时间构成?卷内备考表是否由规定的格式?
17.    案卷封皮内容:
  a)    全宗名称:立档单位名称。使用全称或通用简称?
  b)    类目名称:全宗内卷分类的类目名称。
  c)    案卷题名:概括卷内主要文件内容。
  d)    起止年月:最早一份文件和最迟一份文件的年月。
  e)    保管期限:立卷时对卷内文件划定的保管期限。法院组卷工作是否按照密级进行?
  f)    归档号。
  g)    全宗号,目录号,案卷号。
18.    系统管理的档案是否需要控制生成全宗内所有案卷的目录?
19.    目前法院的档号生成策略是什么?档号控制的粒度到子件还是档案?
20.    系统是否涉及立档单位和全宗说明?
21.    是否需要涉及积存存档案和零散文件的整理工作?如果涉及,工作思路是?
22.    目前法院的档案库房的档案架(柜)的结构是怎么样的?系统是否需要管理档案库房的存储结构?系统是否需要负责档案存放位置索引的工作?
23.    档案借阅中是否涉及纸质档案或实物档案的借阅,是否需要涉及档案库房中的代卷卡(代理卡)?
24.    全宗卷内容:
  a)    立档单位的组织沿革和变化情况。
  b)    有关全宗的历史考证。
  c)    全宗指南。
  d)    全宗整理工作方案。
  e)    立卷说明。
  f)    全宗内档案数量和状况的检查登记和报告。
  g)    档案鉴定报告。
  h)    档案销毁清册。
  i)    档案利用的重要登记、移交、接收全宗的文据等。
目前法院的全宗卷管理情况是怎么样的?
25.    档案的检索主要通过档案的哪些信息?是否需要提供除了单纯搜索之外的全宗内目录结构式检索?
26.    档案著录项目:以下内容是否符合甘肃省法院的实际工作情况?需要做哪些修改?
  a)    题名和责任者项:
    i.    正题名。
    ii.    并列题名(外文,少数民族语言)。
    iii.    副题名及说明题名文字(解释题名)。
    iv.    文件编号:文件的发文字号。
    v.    载体类型标识。同一档案是否会涉及多种载体类型?
    vi.    第一责任者。
    vii.    其他责任者。
  b)    文本项。
  c)    密级和保管期限。
  d)    时间项。
  e)    载体形态项:
    i.    数量。
    ii.    单位。
    iii.    规格。
    iv.    附件。
  f)    丛编项:在一个总题名之下,汇集若干同类型,统一编号发布的系列文件。
  g)    附注项。
  h)    标准编号和有关记载事项。
  i)    提要项:简介、评述。
  j)    排检和编号项。
27.    档案中的标识符号:以下内容是否符合甘肃省法院的实际工作情况?需要做哪些修改?
  a)    著录项目标识符:(具体使用细节见P155)
    i.    .——:各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。
    ii.    =:并列题名。
    iii.    ::副题名及说明题名文字、文件编号、规格等。
    iv.    /:第一责任者。
    v.    ;:其他责任者、保管期限。
    vi.    +:附件。
  b)    著录内容标识符:
    i.    ():责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及性别原文、丛编项。
    ii.    [  ]:自拟著录内容及考证处的责任者、时间、载体类型标识。
    iii.    ?:推测的不能确定的内容,与[  ]结合使用。
    iv.    口:标识残缺文字。未考证处的责任者,时间及难以计数的残缺文字用三个“口”表示。
    v.    .:外文缩写。
    vi.    ~:起止连接。
28.    文件级条目著录和案卷级条目著录是否涉及?
29.    著录来源:(系统是否涉及此项?如果涉及,法院对此项的修改建议?)
  a)    档案著录来源是被著录档案本身。
  b)    文件著录来源主要是文件的文头、文尾。主题词的著录根据正文进行。
  c)    案卷的著录来源主要是案卷封面、卷内目录、卷末备考表。主题词著录依据卷内文件确定。
30.    统计分析:初步拟定以下统计分析方式,是否切合法院实际工作需求?作何修改?
  a)    绝对数据:(报表)是否需要定制不同粒度?
    i.    总档案数量(年度,月度)。
    ii.    分类档案数量(年度,月度)。
    iii.    分类档案利用数量(年度,月度)。
  b)    相对数据:(图表)
    i.    分类档案占总档案数量比例(年度,月度分析)。
    ii.    总档案数量某个时期内指标变化。具体可以有哪些指标?如数量。
    iii.    分类档案数量某个时期内指标变化。
    iv.    分类档案利用在某个时期内的变化。
  c)    平均数据:法院的档案工作总结中需要哪些平均数据?
31.    档案的著录,归档等操作的登记工作,应该到什么粒度?比如个人,机构。登记工作是否涉及卷内目录,案卷目录,总登记簿等。   X
32.    档案的利用者有哪些?主要用途是什么?利用方式是什么?和密级之间的关系?
33.    档案科能否承受建设电子阅览室带来的开销?档案借阅是否会涉及纸质档案或实物档案的外借?
34.    是否涉及档案展览相关工作?
35.    系统中是否涉及开发档案工作?对于已经没有凭证和参考价值的档案是否需要销毁?大量无效档案信息占用系统存储空间,并且会影响系统性能。


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