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6个习气让你立刻远离拖延

www.MyException.Cn  网友分享于:2014-04-01  浏览:20次
6个习惯让你立刻远离拖延
6个习惯让你立刻远离拖延

    一个星期的时间来写项目总结书,六天半用来浪费,半天用来构思加书写。
    你明明每天都记得要回复邮件的,你明明记得今天是一个朋友的生日,你明明记得你所承诺过的每一件事,只是,最后你都无动于衷。
    如果工作迫在眉睫却无从下手,在感到焦躁厌烦之外,你唯一想做的,就是能推多久推多久。

       大多数关于工作效率的问题基本上可以归咎于拖拉的毛病,但是很少人能够对这种毛病实际的做一些努力。

  拖拉并不会只是影响你的个人生活,同样会影响到你的事业,因为一旦有机会,这个毛病也会你在工作中表现出来。错过机遇,加班加点,压力,折磨,抱怨,内疚就是最终一连串的后果。

  

       我相信大多数的人曾经在生活中不止一次的告诉自己:我明天再做它,我还有时间,或者是明天以后的某个时间。 OK,没错,但我要用一个谚语说明一下:为什么是明天,今天不行吗?(why put put for tomorrow, what you can do today?) 我可以打保票的说,每个人都知道拖拉不好,那究竟是什么让人们,就像你自己,去拖拉呢?有很多原因能导致人们去拖延事情,例如对未知事物的恐惧,害怕改变,完美主义,害怕失败,混乱无序等等,但恐怕最常见的原因却是——懒惰。确实如此,懒惰是个不好的毛病,有时候会发展成很严重的问题,我个人认为它完全是个心理上的问题。

  克服拖拉毛病的关键是内在意志,用内在意志去激发自己完成一件事情,不管事情大还是小。但我们大多数都在性格里缺乏这种意志,所以才导致我们离目标和计划越来越远。不过,不要沮丧,还是有方法能够帮助我们去克服拖延、最终让我们完成该做的任务的。


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养成这6个习惯,克服拖延的毛病

1. 一点一点的做
  有些任务,乍一看,感觉是无法实现的,或是需要莫大的努力,于是就导致我们竟然什么都没做。我们千万不要因为某些工作或压力而气馁,这很重要;我们处理它们的方法应该是逐渐启动,就像小孩学走路时最初的那一小步,采用一种倒金字塔的方法,你很快就能发现事情正在开始有雏形了。例如,有一个周末,我跟爸爸一起走进车库准备清扫这个地方。扳手,废油,用过的汽车零件到处都是,一个旧冰箱,一个破损的电视,还有一堆其它没用的废物。我真是不知道如何下手,看起来这是个永远不能完成的任务。爸爸很快走过来告诉我:“这里没有什么要紧的事情,没有什么要求,我们只需要每次做一点,然后看看我们都做完了什么。“我们从地板开始,然后是那些放东西的抽屉,然后其他越来越麻烦的事情,这样,直到午夜,我们终于完成了。我们的车库前所未有的干净。 这不仅是一种做事情的技术方法学,也是一种激励人的方法。


2. 没有“必须做”,只有“想要做”
  如果有什么事情是你感觉是“必须”要做的,那么你会不由自主的产生一种消极抵触的情绪,当你感到“被迫”要去做什么事情是自然会产生这种情绪。这将会导致一些严重的拖拉问题,大部分发生在工作问题上。解决这个问题的办法是将“必须做”的思想倾向转变成“想要做”。坚信如果你不想做什么事情,你就不必去做它。 就这么简单。有些不令人高兴的事情我们无法避免,例如替别人做事(我一直不明白为什么有些人要生活在他们不满意的行业中),对于这种事情我们可以用欺骗自己的技巧来避免拖拉。你可以在你将要做的任务中寻找任何值得你高兴的方面,哪怕是一点点,然后你就一直想它,然后再去做那些不高兴的任务。这种方法可以骗过你的心智,让你觉得你想要去做它,而不是必须做。


3. 走出去想办法
  导致拖拉的一个常见原因是没有主意,特别是处理某些需要创造性想法的任务。我们每人都有思路卡壳和畅通的时候,真是很常见,但是如果思路堵塞的时间太长,拖拉就会发生。 你现在需要做的是脑力激荡。出去走走,清理一下思想,注意观察和分析你碰到的任何事情。拿着笔和本子或者一个PDA(这个需要你知道更多的技术知识),开始描述你看到的东西。不要挑剔,写下甚至是最荒唐的主意,只要是你想到的,因为你永远不知道何时绝妙的想法会突然蹦出。


4. 给自己定时
  我发现很多人拖拉的原因是因为他们有太多的时间,所以就可以把事情推托到下一小时,一天,甚至是一周。你应该走的办公桌前,拿起闹钟,设定在10分钟,30分钟或其他你觉得你应该能完成你工作的时间。要确保不能留太多的余地,例如这篇文章在通常的情况下应该会让我花费2-3小时完成,我就把闹钟设置成40分钟闹一次。 它现在仍然在走。这将帮助你激发自己去完成工作,更重要的事情是帮助你集中注意力。


5. 消除所有干扰
  就是让你关掉聊天工具,电视,不要收email,断掉任何网络(最好拔掉网线),关掉音乐(这是针对那些视音乐为干扰的人,对我这类人,我戴着耳麦听音乐感觉良好)以及任何细小的干扰,任何能影响你注意力的事情。任何能够插入你和你计划要完成的事情中间的事情都会中断你现有的活动,导致拖拉的产生。所以我们最好通过消除任何可能导致你突然终止工作的干扰因素来避免这种情况的发生。 然而,注意。不要过分与世隔绝、与你的家人和关心你的人隔绝了。


6. 停止完美主义
  另外一个导致拖拉的因素是完美主义。 努力把事情做到最好是人的天性,但是有时候沿着这条思路我们会产生反应过度的企图,变成了完美主义者。一开始我们就想着要把事情做的完美无缺,但这会需要很多的工作,最终导致很大的压力,于是就导致了拖拉。这是因为你的大脑很快就能把这些任务和这些压力联系到一些,于是产生抵触的意识,常见的做法就是推迟延期。

  没有完美的人和事物,认识到这一点很重要。 正是因为这不完美才让我们周围这个世界变的如此美丽,如此各具特色。你可能会试图写一篇最完全的最有价值的文章或编写一个最完美的软件,但你永远不会成功,因为什么事情都有可以再改进的空间。你要明白,今天完成的不完美的工作远优于无限期拖延的完美的工作


晚睡拖延的人,试试这两个方法

已经十二点了,或许你意识自己到该睡觉了,但就是不想睡。

对于我们来说,熬夜似乎已经成为习以为常的事情了,还有很多人说,似乎不够夜深的话他就会睡不着觉,总之身体都在不由自主地等着一个钟点,确认已经劳累到不行了,才会恋恋不舍地进入梦乡。

下面两个故事或许可以给晚睡拖延的人一些启发。

A
我从大学开始就一直晚睡,越晚越精神,一直到毕业工作,上班基本都在混,周末睡到下午来补眠。后来发现身体渐渐吃不消了,但是也无法调整过来,甚是苦恼。

一次偶然看了个关于睡眠的视频,他从中讲述了如何提高睡眠质量及如何拜托失眠,按照他的方法,我现在十一点无论天打雷劈都忍不住要睡觉,一觉到早上七点,神清气爽,意气风发~~~咳咳~~总之健康的睡眠确实对人有好处。

简述几点,你按照这个方法做了,坚持一周就有健康舒服的睡眠了。

一、晚睡是因为你不想睡,不想睡是因为精神,精神是因为你白天睡太多,这就是恶性循环,所以首先做的是定一个闹钟,早上八点起来,必须起来,如果你连这个都做不到就别看下去了。

二、起来之后要远离卧室,避免你受不了又继续睡去,让今天一天充实点,最好是被迫的无法让你哪怕打一个盹,直到晚上12点。这时候你可能还是睡不着,因为你生物钟让你觉的这应该是你最精神的时候了,别着急,看第三条。

三、睡前洗个热水澡,泡个脚,别说太多话,别看太激动的电影,也别上网,让自己有个安静舒适的环境,喝点薰衣草茶(帮助睡眠),然后躺床上,如果你还是睡不着,看第四条。

四、躺下后,从脚趾开始用力,保持大概七到八秒时间,放松,然后小腿用力,放松,如此由脚到脸得每块肌肉用力放松,大概几分钟,你马上会觉的很有睡意,而且能迅速睡着,这个办法我个人用着中午休息挺好的,能让你瞬间有睡意,很适合无法快速进入睡眠以及每天只有几个小时休息时间的工作狂人。

伍、从第一条开始做起,坚持一周,你就不需要闹钟了,因为你再也不会晚睡了~~~

PS:第一天是最难的,我只能告诉你方法,如果你不去做,谁也帮不了你。
(文章来源:知乎@李旻宸)

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B
那些睡前训练对我来说更像是一种反人性的行为,你要让我睡前不说话,不上网,光躺床上做傻兮兮的放松运动,我一定会觉得,God!~,I'm crazy!何必要强迫自己做不愿做的事情呢?安然舒适的入睡是一件多么惬意且重要的事情啊,我不相信一个无法控制自己入睡时间的人能够通过这些方法,把它变成习惯,真正改变睡眠时间。

与其控制人性,改变人性,倒不如顺应人性,安抚人性。以下方法,亲测有效。

其实我们之所以很晚还不想睡去,只是因为我们的潜意识里认为,入睡意味着结束,我们迟迟不愿入睡只是因为我们迟迟不愿放下手边的娱乐,和今天的自己说再见,我们的心是浮躁的,还没有得到那个”恩,够了“的满足。但偏偏很多人在睡前的焦虑中会试图通过刷微博,刷知乎,不停的在信息流中漫游来找寻自己的满足感,殊不知,这种做法是大错特错的。这样做只会让心变得更加浮躁。

其实我们心里需要的只是一个仪式,一个完整的带有仪式感的行为来让自己的心得到满足感,来告诉自己,今天已经结束了,我从这件事情上得到了满足感,可以心甘情愿的睡去。记住这个仪式不可以是碎片化的浏览和查看,一定要是一个完整的观看或者聆听。

比如可以听一段完整的抒情文字,有时我在不愿入睡的时候会让自己听一段类似”陌声人广播“或者私人电台这种文艺电台的呢喃,因为我向往这种夜晚的自省与反思,然后心就会得到满足,安静入睡。

比如读一段完整的文字,让自己在流畅完整的阅读中得到满足,你潜意识里会告诉自己,我看完了一段自己喜欢的文字,我已经得到了自己想要的,我做完了,于是心不再焦虑,可以甘愿睡去。再比如听一张完整的专辑或者是看一段完整的视频。

总之这件事情要是一件流畅的,完整的,让你心里感到满足的事情而不能是碎片的,零散的。这样做完,内心多半都会感到安静和舒适,同时大脑也会告诉你:“恩,我可以去睡了。”

公式:计算你的拖延成本

  我在飞机上遇到一位女士。她去年本想考自己喜欢的研究生,结果失败,却出乎意料地遇了一份不错的工作。今年是考还是不考?她害怕考了又考不上,浪费时间;但是不考又不安心,已经纠结半年了。

    我问她,去年你每天花多少时间学习?

    她说我去年每天大概4个小时,学了3个月,考前一周突击了一下,就差3分。

    我又问她,现在你每天烦这件事情大概花你多少时间?

    她说从过年到现在(6个月)每天都在想,上班下班都想,烦死了。

    花时间来郁闷,是等待成本。花时间来尝试,是穿越成本。这位女生花来郁闷的时间,如果是每天5小时(上班下班都在想),一共6个月,那就是900小时。而去年她差3分就过的考研,每天用4小时,3个月,考前突击一周(算每天20小时),成本计算如下:

     穿越成本:(4h × 3 × 30)+(20h× 7)= 500 h

     等待成本:5h× 6 × 30 = 900 h

     等待成本几乎是穿越成本的1.8倍!


    在这个故事里面,这个人陷入一个这样的心智模式:越等待,越没有时间和信心;越没有时间和信心,就越不敢考研。这个人会在今年考研前最终放弃,在新的一年,等待的焦虑会继续消磨这个人的信心和能力,一直到她终有一天完全放弃为止。

    当一个人等待与拖延的成本,远远高于他真正开始行动所需要的成本,他就会慢慢陷入越等待越不行动的怪圈。我把这个模式称为:“等死模式”。

   

    我在一个聚会中间谈到了等死模式。听完我这个故事,我的一个朋友走出去,十分钟后满脸喜色地回来告诉我们,YEAH!成了!

    什么成了?原来这几天,她一直在纠结自己是不是该给一个大客户打电话。这个客户是她的一个重要资源:如果打了,她担心人家觉得自己公司刚创业,对自己印象减分;如果不打,这个单子肯定就没有下文了。比这个更加纠结的是,她已经为这个事情头痛了一星期,开始失眠,和家人发脾气,面对客户越来越没有信心了。

    她听完故事,迅速计算了一下自己的等待成本和穿越成本:

    等待成本:身心俱疲;拿不到单;影响自己其他业务

    穿越成本:身心愉快,早死早超生;还有成功的可能;实在不成功,集中精力应付新的单子

    与其在等死模式中消耗自己的心力与体力,还不如去试一试!她走到洗手间,心跳加速,打通电话,惊喜地听到对面的客户爽快地答应自己,对方还开玩笑责怪她说:为什么现在才说,还以为你找别人了呢。


    一旦你陷入了等死模式,最好的选择就是行动起来,进入穿越模式!穿越也许会有短期痛苦,但是等死往往会带来更大的永久损失。《战胜拖拉》的作者尼尔·菲奥里在书中写道:“我们真正的痛苦,来自于因耽误而产生的持续的焦虑,来自于因最后时刻所完成项目质量之低劣而产生的负罪感,还来自于因为失去人生中许多机会而产生的深深的悔恨。


如何做到长时间(4小时以上)的精神专注?

       什么是专注?当我们头脑里只想着这一件事情,并且思考的速度跟你接收信息的速度以及做事的速度保持一致,你的思维跟上你所做的事情的发展,没有受到阻碍或干扰,那这时候通常你的效率也会很高,因为这时候你处于专注状态。
      生活中和工作中,我们如何让自己能够保持较长时间的专注,来提高我们做事的效率呢?

      让你的注意力聚焦在你所做的事情上,然后保持,就OK了。

      当你看一部武侠小说的时候,你为什么能够两个多小时精神专注于这本武侠小说上呢?首先因为你的注意力很容易就放在这部武侠小说上,其次你的思维完全同步于武侠小说的发展,最后你的处理速度是趋近于你的接收速度的,(虽然你的大脑处理速度比正常阅读速度快很多,但是看武侠小说你可以跳过一些描写,脑补一些场景,所谓一目十行,再加上你的专注会放慢你的大脑速度。不信可以试想,同样是武侠小说,如果你不熟悉繁体字,突然看繁体竖排版的武侠小说,那么你能长时间保持专注吗?字都要认半天你怎么专注?)

      同样,如果这是一本教科书,你就很难两小时精神专注于教科书上,首先,你就不一定感兴趣或者不想看教科书的内容,注意力就集中不了,其次就算你集中注意力开始看,你的处理速度是跟不上你的接受速度的,因为教科书的知识密度大,一页书包含了可能很多的信息,你大脑处理不过来。(这一点大家联想下数学教科书就能更深刻的体会),最后,由于处理不过来,你跟不上教科书的思维,可能因为你不知道他说这些是在干嘛,也可能因为你不知道他要干嘛,看了一会儿你自然就很容易地丢失了注意力。

      大家试想,如果你去看电影的时候,心里面挂着的旁边的美眉或者帅哥究竟对你有没有好感,什么时候出手搞定她(他),你会像自己独自看电影时那么投入吗?可能看完电影你都不知道电影说了什么,因为你的注意力根本不在电影上。再试想,上课的时候,如果老师讲得简单,低于你的大脑处理速度,你是不是很容易就掏出手机来刷刷微博看看知乎了?如果老师讲得太难,你思维跟不上,都不知道他讲的是怎么一回事,你是不是也很容易就放弃了听课了?

      所以为什么这种问题一旦提出,就有关于deadline的答案。因为deadline到来的时候,你根本无暇关注其他的事情,必须要去关注你手上的事情,必须要去处理你手上的事情,必须要跟上你手上的事情的发展。

      而一旦你进入了专注的状态,你自己都会主动排斥掉外界的打扰。比如,你打游戏的时候,到了饭点也经常顾不上吃饭;看电视剧正到精彩部分,有个人挡在电视机面前,你肯定怒喊让他走开。

      所以你真正要干的事情就是去想办法让去让你的注意力聚焦在你所做的事情上,让你的处理速度趋近于你的接收速度,让你的思维跟上你所做的事情的发展。


我们来讲一些具体的方法或者建议:

       (1)对于本可以不需要手参与的事情,增加手参与一下,是特别好的一个方法。比如,看书的时候,同时手上做笔记。哪怕你一开始只是抄书。写字能够让你聚焦在你写的那一部分,由于写字速度的有限,对于特别难的内容,你可以理解一点写一点,写一点理解一点(特别指出,光抄但是不去理解,也就是说大脑不去处理也是白搭),对于简单的内容,写字也避免了浮躁地一目十行(不是一目十行不好,而是在不够专注的时候去增加接受速度很容易就让接受速度超过了你的处理速度,从而丢失掉专注)。而且同时在记笔记的过程中,你对书本的知识脉络有了掌握,跟上了书本讲述问题的节奏。这样很容易进入保持状态,具有一定的抗干扰能力,直到遇到无法抵抗的干扰或者中断。
        对于你的手已经参与了进去了,比如我现在在写答案,那你的大脑必须要积极地去思考你手上的事情,现在在哪一步,下一步是什么,联系是什么。这个也不是废话,很多时候我们的大脑是在被动工作,而并非主动工作。举个阅读的例子。阅读长篇英文的时候,大家是不是会有经常看着看着就不知道看到哪儿去了的经历?这时你的大脑就不是在积极主动工作,而是被动工作的。事实是,如果你一边读一边想这段文字的他在表达什么,和上一段是什么联系,和文章主题是什么联系,说完这一段,下一段你预期他应该讲什么,到了下一段是否符合你的预期,如果符合的话你可以加快处理速度,如果不符合你就去修正你的预期。这样去阅读的话,那么你会发现你就不容易走神了。(当然这个active reading经常需要记笔记去辅助完成)

      (2)用一件你能够快速集中注意力的方法作为开头。我有一段时间学习之前都先看一会儿闲书。比如带上一本王小波的《沉默的大多数》。先看四五篇之后再开始学习我的专业内容。这就是让你自己先完成那三个步骤之后,进入保持状态后,再切换任务做你该做的事情。

      (3)在醒来之后没有多久开始。人刚醒来没多久的时候大脑中没有什么事情,这时候去开始一段长时间的专注任务是比较好的时机。如果你已经脑子里面充满杂事儿,那么你很难去单纯的聚焦在某一件事情上。

      (4)进行自我训练,每天都有一个长时间集中注意力的训练内容,保持自己在一个好的状态。如果我们把一次长时间集中注意力当做一场比赛,而你是一个运动员,你以为你可以到了比赛日直接上场吗?如果是,那么你就是一个业余体育爱好者,如果是一个专业的运动员,是需要赛前训练去达到能够比赛的状态以及通过训练去保持身体状态。同理,你的大脑也像你的肌肉一样,它需要对你全神贯注的挑战作出更为显著的反应,这会拓展你的大脑,使你的大脑在更高层次运作。所以,你可以采取训练的方法让自己适应长时间的集中注意力。训练内容是什么?首先,请你从一两小时的专注开始做起,而不是直接就要专注五六个小时。其次,淡化刷微博水人人聊微信这种类似活动在你生活中意义,让你浮躁的心安定下来。还有,你可以选择一个每天的例行时间,保持一个规律的习惯。

      (5)杜绝干扰(断网,断手机)。我是这个方法的使用者。这就是让你去没时间顾及或者说没法顾及别的东西。即当你一开始还没有专注于某事物的时候,或者当你处理速度大于接受速度的时候,你想去处理点别的,没有可处理的。当然,要是你能够顺利到达保持专注的阶段,这些不太大的干扰都不是问题。

      (6)用运动去唤醒你的身体,让你适当运动之后再开始,休息的时候也是让你的身体适当运动,而不是抱着冰淇淋去电视机面前坐着。这个意见的来源是那本所谓豆瓣拖延小组宝典的书《拖延心理学》。他说运动后会加强血液循环,让你的大脑得到更多的氧气,内啡肽,脑源神经营养因子。书上的大意是运动一个小时之后再开始。但是由于题目要集中四个小时以上的注意力,我认为这个运动量太大以至于你可能两三个小时之后就会感到困倦。所以适当的运动唤醒一下身体就好了。(UPDATE:我觉得这个方法是非常有效的,比如我最近就是如果人不太清醒就去游泳400m之后去洗个澡出去学习,能够让你的身体活跃起来后适应大脑需要高速运转的需求。当然运动完有时会有些许倦意,要挺住,可以配合一杯咖啡)

      (7)拒绝舒适。当你想要在床上躺着看四个小时的教科书,我觉得很难成功。同理在沙发上躺着,甚至在家里面呆着,都不利于你长时间保持注意力。我以前高中假期想要学习的时候都会去图书馆的自修室,现在要学习也不会在寝室学习。

      (8)对自己强烈地进行消极心理暗示。创造deadline是属于此法,你暗示自己今天不做就不行了。同理,你可以暗示自己这事情不做好就完蛋了,暗示自己现在不好好复习,GPA低了很多机会就没有了,人生从此暗淡了。诸如此类,但是一定要足够地强烈,把自己逼向死角,让自己的精神无处可逃,必须要聚焦在你手上的事情。就是注意别把自己逼疯了。同时还要说一句,之所以不建议用积极暗示,是因为怕你自己积极过度,想入非非,YY得无法聚焦了。

    

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关于几个问题的实质:

      (1)做你热爱的事情。兴趣,是促使你在第一下能够很容易地聚焦在你遇到的事情。人不可能永远都做自己热爱的事情,也不可能把所有的事情变成你热爱的事情。你只能是去充分理解你正在做的事情,至于理解前后你爱不爱它,那全看你自己了。我想,当你去试图理解你正在做的事情,你已经足够专注了。

      (2)保持运动、充足睡眠。保持运动是为了睡眠质量高,身体健康,醒着的时候精神状态好。精神状态好,你的机体都能发挥正常的功能,大脑能够正常处理它接受到的信息,眼睛能够正常地阅读。在极端情况下,比如明天deadline,即便你睡眠不足,我觉得你都会因为压力而刺激机体透支运转。所以保持运动是为了让你能够规律地长期地每天玩一次长时间集中精力。

      (3)番茄工作法。大问题划分成小问题,分而治之。集中精力二十五分钟当然比四个小时要容易许多。

如何催有严重拖延「症」的人干活?

在微博网站上聚居的媒体人中流传过这样一则段子:“如果你看到某作者、编辑或编剧一大早就开始在微博上乱转悠,自己刷屏,还逮啥转啥,哪有事儿哪儿到,嘴欠得要命,那就说明此人交稿子,交专栏,交本子,交版面的死限又要到了。”跟帖评论的人们纷纷表示这句话戳进了自己的心坎:“没事儿干吗那么精准呀!”

先不论你自己是否被这句话戳中,设想如果你是催稿人,你该怎么办?当团队伙伴中有人拖延,当客户或者合作方有人拖延,你该怎么办?

简单的一句话回答是:尝试设身处地去体会这个有严重拖延「症」的人之所以拖延的原因,理解他/她,解决它。

作为「催人者」除了跪在「被催者」前面用强大的心理压力迫使他们良心发现以外,还有木有其他的方式呢,答案是:有滴!

首先作为催人者,需要对「催才能顺利推进一项任务」这一现象进行全盘反思:

    是否有明确有效的时间点?(尽快提供、越早越好这样的说法都不是有效的时间点,XX 月 XX 日,以 XXX 形式提交:邮件 or 文件夹 等,这样会比较方便他人处理具体事宜。 )
    是不是之前任务制定的时候,时间节点安排得不够合理?(正常人需要 3 个工作日来处理的项目只留了 2 天时间?)
    任务负责人是否真的匹配?(他是否能对整件事情有足够的了解以便可以做出快速准确的判断?)
    现在是否还可以调整时间?比如切实遇到了需要调整的不可抗力因素(同事生病、合作方项目变更),可以立即修改方案并 update 给所有人,避免项目时间过期导致的拖延。


如果上述安排都是在充分沟通后制定的,那么可以在「催」的时候尝试以下招式(写出来被同事知道后不知道以后会不会不灵……算了,不灵的话再想新招吧):

    他的任务对于达成整个项目目标的重要性,拿整体的目标去引诱他~因为具体的工作大部分是繁琐而枯燥的,埋首于数据中、执行中有可能会忽略整个项目的目标,用完成后的对整个项目的促进效果做动力,很多人会自己产生能量,要点就是:为什么只有他可以做这件事,做了比不做会对整体项目有哪些促进的效果;
    负责人在 deadline 之前提交的交付物形式,是否可以根据实际需要来调整以缩短项目时间?(比如拜托 A 给 B 发一份项目明细,excel 表格形式,但是 B 是用来做数据展示的,那是否可以在不暴露信息的前提下,直接用数据后台截图就可以?)即使已经着手做了,但是也要随时去思考资源有限的情况下,如何让大家都更省事儿;
    任务是否可以分解?如果能先提交一部分结果,让其他部门先用起来,然后在后续提交第二部分,在任务截至时间完成全部,也是很好分散压力、推动项目进行的方式之一。


「催」本身是消耗能量的,对双方都是,前期的合理安排与执行时的有效沟通都可以缓解这一点,但根本还是每一个配合的人都清楚一致的目标,主动、按时地进行推进。很少人可以身兼数职做全能,而幸运的是,幸好不是每一个人都是全能,这样,我们才有机会接触到每一个领域专业的其他人,团队配合不但可以解决项目难题,那些一起加过的班,争执过的会议,都会成为职场生活的一部分。

让你效率翻倍的小技巧


       你是否曾有过这种感觉:当你回顾自己度过的一周时感到消沉,因为你未能完成自身所期望的那么多工作。当你在打造一个成功的职业生涯或你自己的事业时,时间或许是你最宝贵的财富,如何支配你的时间直接决定了你的收入。你无法购买你自有之外的时间,而时钟却永不停息地滴答作响。

       几年前,我发现了一个能让我把效率提高近三倍的简单方法,在本文中我将分享一些你可以马上着手进行的非常实用的观念,并且你不必为之付出比现在更多的努力。


使用一个详细的日程表

       更好管理时间的首要任务是找出你现在支配时间的方式。使用一个日程表是完成此步骤最有效的方法。仅需尝试一天,你会立即对你的时间到底去了哪里有了不可思议的洞察。该测量的举动通常足以把你的无意识习惯提升到意识层面,如此你才有机会仔细检视并改变它们。

       此处是使用日程表的方法。当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来,可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法,或是一整天都用。一天结束时,把这些时间段分类记录到综合类别中,然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底,可以持续做上一周,再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽:记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候,可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50——100个日程记录。

       你可能会惊讶地发现,你花在那些自认为是实质性工作的活动上只占了工作总时间的一小部分。有研究发现上班族每天在实质性工作上平均花费的时间为1.5小时。其余时间都耗在了社交、工间休息、就餐、与工作无关的交流、把文件挪来挪去,及其它许多与工作无关的事情上。全职上班族平均开始工作的时间是上午11点,而下午3点半左右就开始懈怠了。


分析你的结果

       我第一次使用日程表时,我一周在办公室花费了约60个小时,却只完成了15个小时的实质性工作。即使在技术上看来我的效率已是上班族均值的两倍,我仍为这个结果懊恼。另外45小时到哪去了?我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失——过分频繁地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求完美、通读新闻、就餐时间过长、被其实可预防的干扰打断等等。


计算你的个人效率比

       当我察觉自己在办公室里耗了60个小时,却只完成了15个小时的实质性工作时,我开始自问一些有趣的问题。我的收入和成就感仅仅来自那15个小时,而不是我在办公室耗费的所有时间。因此我决定开始记录我的每日效率比,也即我在实质性工作上耗费的时间除以我在办公室耗费的总时间。当我发现自己仅利用了25%的时间时这确实令我感觉糟透了。我同时认识到,仅仅延长工作时间是极其愚蠢的。

       效率比=实际工作时间/总的“工作时间”


用减少总时间推动效率提升

       假如你曾经尝试过约束自己去做那些你并不真正有动力去做的事情,你失败的机率很大。事实上,试图更努力只会降低动力并让你的效率比更低。

       因此我很不情愿地决定尝试相反的方法。第二天我只允许自己在办公室待上5个小时,而那天剩下的时间我不准自己再工作。哈,有趣的事情发生了,我肯定你能想象得到。

       我的大脑把工作时间当成了稀罕物,因为我持续工作了几乎整整5个小时且效率比超过了90%。我在一周接下来的几天里继续这个实验,于是这周在办公室度过的30个小时当中,我完成了25小时的工作,效率比超过80%。因此我在把每周工作时间减少到30小时的同时还多出了10小时来做实质性工作。假如你的日程表显示你的效率比十分低下,那就试着在一天中严格限制你的工作总时间,看看成果如何。一旦你的大脑认识到工作时间很紧迫,你突然间就会变得极有效率,因为你必须如此。当你有紧迫的时间限制时,你通常总能找出完成工作的办法。而当你有充裕时间时,很容易就变得效率低下。


保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间

       在几周的时间里,我能在保持自己的效率超过80%的同时逐渐增加我的每周工作时间。迄今为止我保持这个习惯已有多年,一般每周约有40小时用来干实质性工作,同时只需在办公室待上45小时。我觉得这对我来说太棒了。假如我试图在办公室待上更长时间,我的生产率就会飞速下降。最妙的是这个方法能让我在最优化自己的工作效率的同时也让我在生活的其它领域得到极大的平衡。我使用这个方法使事业成效提升了三倍,并且仍有大量时间来追求个人爱好。

       使用日程表是确保生产率最佳而不必增加工作时间的明智选择。不过,日程表必须定期使用,才能产生这些优势。我每3——6个月用一次日程表,多年来它让我有了巨大的改变,总是让我有新的杰出表现。假如太长时间不用日程表,我的生产率就会逐渐下降——因为我又恢复了那些无意识的浪费时间的习惯。当你感到自己的生产率比想达到的要低时,就利用日程表来提升你的意识和测量你的效率比,而后优化你的效率,直至生产率恢复如初。

       记录日程是一种高效且无需什么努力就能做到的方法,而它的长期回报是惊人的。

时间管理:如何高效利用时间?



在朋友当中,我被认为是效率使用时间的人,因为我爬山、拍照、刷豆瓣、读书、学习、考各种证书、各种聚会,还有一份不算清闲的工作。总有人好奇问:你是怎么同时办成这么多事情的,你不睡觉吗?或者你丫到底上班吗?



我的答案是,时间就是海绵里的水。能做更多的事情,并不一定是比别人有更多的空闲时间,而是比别人使用时间更有效率。



关于使用时间的建议:

1、强壮身体,增强自信,培养意志力。

每天提前半小时起床。醒了就起,不要赖床。利用这段时间进行体育锻炼。体育锻炼可以培养意志力,同时让你的头脑变得清醒和兴奋,比打鸡血好用。运动后到回到公司这段时间,在脑海中整理一下今天的待办事项,做一个小计划,按事情的轻重缓急按顺序排好,首先完成重要且紧急的,其次是重要但不紧急的,最后才是其他事情。



2、时刻记住:行动第一。培养集中力。

每封信只处理一次,不要人为地给自己创造困难。一鼓作气很重要,已经开始的事情就要努力做完。培养高度的集中力。任何事情,没有专注的能力效率无从谈起,因此要培养迅速将注意力集中到一件事情上的能力,而且抗干扰能力要强。



3、休闲也是合理使用时间的一部分。

不要长时间闲散,但是应当把休闲作为生活中的一部分。电视节目可以作为娱乐,但是作为学习方式不合适。看新闻时只看必须知道的消息,别让自己沉沦为“信息植物人”。别吹牛吹到天花乱坠,如果有人问你什么事,就事论事地回答,不要把答案扯到三皇五帝上去。



4、善于利用碎片时间。

人一天的碎片时间是很多的,对于上班族来说尤其如此,比如等汽车、等火车、等飞机、等UFO的时候,比如路途中没有美女搭讪的时候,不要小看碎片时间,积少成多是很可观的,完全可以用这些时间看看书、思考一些问题。



5、减轻你的焦虑。

把自己最不想做的事列个单子,然后上面注明期待完成的时间。接着,动起来。对于不喜欢的工作,立即处理的方式可以大大缓解压力和紧张。如果你对某件事情充满焦虑,可能只是你对它了解得还不够多。了解得越多,越有安全感。不要把事情当中可能出现的问题看成是否定。要知道,社会在不停地进步,一切都在改变。问题的出现再正常不过,不要在一开始就把它扣上“消极”的帽子。



6、掌握良好的做事方法:随手记录、deadline等。

工欲善其事必先利其器,好的方法可以提高效率。在做事情的时候应当迅速学习和总结经验,并随手记录下来。另外,工作中学习中的deadline除了外界施加的,个人也应当对自己提出要求,并且把这个deadline作为一个强制性的标准,必须按时完成,取信于人很重要,取信于自己也很重要,这能让你尊重自己的计划和安排。



7、形成自己的工作/学习节奏。

在需要相互协调、协作的事情上,和团体保持一致。在个人的领域中,应当根据自己的 能力形成符合自己习惯和能力的学习/工作节奏。对于学生来说,老师讲课的节奏并不快,完全可以形成自学+疑难找老师的模式。



8、对未来有想法。

目标如同灯塔,人生中大方向上的努力和主要时间都是往这个方向。不管有什么目标,有目标并且努力实践的人会过的比没有目标的人充实,也会更加懂得时间的可贵。

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