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项目启动能应该注意的几点

www.MyException.Cn  网友分享于:2014-08-05  浏览:0次
项目启动会应该注意的几点
    摘要:开个好头,万事不难。项目启动会作为项目建设生命周期的开始,其意义和难度不言而喻。作为项目管理办公室的负责人,需要特别重视项目启动会的召开,杜绝走过场,避免虽然知道其重要但不知道如何才能将其开好。本文结合公司信息系统项目的实际经验,总结归纳出项目外部启动会议的目的(作用)、需要参会的人员和会上需要介绍的主要内容,为甲乙各方项目经理更好地组织和召开项目外部启动会议提供参考。

    这里的项目启动会,指的是项目外部启动会,需要甲乙双方共同考虑组织、参与的会议。

  (一) 项目启动会议所处的项目生命周期时间点
    一般而言,项目启动会议在项目招投标结束,甲方选定了项目乙方后,双方基本谈拢了合同,就会商议在合适的时间召开项目启动会。因此,项目启动会在双方签署完合同后即可召开项目启动会。

    (二)项目启动会由谁来组织
    项目启动会,由甲方来组织。具体到人,由甲方的项目管理办公室负责人来组织。但在国内,很多企业因在项目立项前期就指定了项目经理,因此项目启动会的组织工作由甲方的项目经理来负责。因在中标通知工作完毕后,项目乙方也会指定项目经理,故乙方的项目经理一般会被要求配合甲方的项目启动会工作。

    (三)项目启动会召开的场地和目的
  项目启动会议一般选择在建设方或用户方现场召开。主要是让项目建设方、用户方、监理方(如有)等项目主要干系方对该项目的整体情况(包括项目的建设背景、项目总体规划及项目团队成员等信息)有一个清晰的认识和了解,让项目各主要干系方清楚各自的职责和义务,让项目建设方、用户方在项目建设的过程中所需要给予的支持和配合给予承诺,从而让各方就项目建设的相关事宜达成共识。

    (四)与会人员有哪些
     一般而言,甲方乙方监理方的主管领导、甲方的项目团队成员、甲方业务部门代表、甲方系统用户代表、监理方团队代表、乙方项目团队成员均需要参加项目启动会。其中,甲方的副总级别人员主持项目启动会,甲乙双方的老总人员均需要在会上宣讲。
  (五)会议议程及主要内容
    A.甲方会议主持人(通常是甲方副总)宣布召开启动会议,介绍与会领导和人员,介绍会议议程。
    B.甲方项目管理办公室负责人介绍项目总体情况(项目立项、资金预算、项目招投标、项目建设周期)、项目中标方名称、甲方项目经理名称。
    C.乙方项目主管介绍项目情况和项目的建设方案,通常由乙方技术主管、总工程师、分管领导负责介绍。同时宣告乙方项目经理名字。
    D.乙方领导发言。就本项目的建设做出工作指示,许诺项目的支撑资源,向甲方保证将按质按量完成项目建设。
    E.甲方领导发言。甲方领导重申项目重视情况,并宣布项目正式启动。



    在乙方项目主管介绍项目情况和项目的建设方案时,将讲述如下内容:
     A.介绍乙方基本情况,让甲方各参与者对乙方的实力有所了解,对完成系统建设的能力充满期待。
     B.介绍项目背景,说明项目立项之前甲方存在哪些问题,进而引出现在做的工作将是为了解决XX问题。需要注意的是,介绍资料要详细列出存在哪些问题,如沟通不畅,是哪些部门/单位沟通不畅,哪些系统之间无数据或者弱数据沟通。信息孤岛,哪里存在信息孤岛,这些孤岛不串接起来会怎样?串接起来又怎样?
     C.接下来讲述将如何去解决这些问题。如在部门/单位/现有业务系统之间构建一个XXX系统(包括系统功能介绍),完成什么样的业务串联,有什么样的意义,对于甲方现有内部管理流程、服务能力、商业价值等方面有些什么样的帮助。需要注意的是,由如何解决这些问题来阐述系统建设的意义,是领导真正关心的价值点,要尽可能说明白这方面的内容。
     D.有提出了解决方案后,PPT还应该讲述期待甲方、业务单位如何配合工作,哪些工作需要甲方、业务单位积极参与。如需求调研工作,详细列出将去哪些单位了解组织架构、业务过程,希望部门/单位提供业务能手协助和讲解单位现有业务系统、现有业务流程;需求评审工作,将组织甲方业务部门代表,逐条评审确认需求说明书内容;系统用户验证测试与试运行工作,希望XXX部门/单位提供测试场地、组织测试资源,进行测试与试运行工作。同时阐述项目总体规划、项目各主要干系方的责任和义务项目存在的风险及其应对策略(包括项目实施计划、项目开展)。
     E.最后介绍乙方对项目的寄语,展望。


  

  需要注意的是,由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论,一般时间都比较短,因此一些需要与会各方认可或承诺的事宜,需要在启动会议前沟通清楚,否则会严重影响启动会议的效果。

  (五)总结
  能否开好项目启动会议,关键取决于前期准备工作是否做得充分和到位,当然启动会议文稿的组织、会议的形式、各发言人的临场表达也非常重要。“片言以居要,一目能传神”,愿启动会议的组织者、参与者能充分利用项目启动会议上有限的时间,达到非常的效果;同时借用项目启动会议这一契机,用团队的智慧点亮项目前进道路上的明灯。

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